Nameravam se upokojiti in tudi zapreti svoje projektantsko podjetje (d.o.o.) - Kam z arhivskim gradivom?
Znotraj področja graditeljstva nosita glavno skrb za arhiviranje gradiva investitor (naročnik) in pristojni upravni organ (postopek pridobitve gradbenega in uporabnega dovoljenja).
Za projektanta pa je pomembno določilo 7. odstavka 3. člena Pravilnika o projektni in drugi dokumentaciji ter obrazcih pri graditvi objektov (Ur.l.RS št.30/2023), kjer je navedeno, da mora projektant vsa gradiva, ki so podlaga za izdelavo projektne dokumentacije in projektno dokumentacijo hraniti 10 let. V kolikor projektant nastopa tudi kot izvajalec, je pomembno določilo 13. člena še veljavnega Pravilnika o gradbiščih (Ur.l.RS št.55/2008, 54/2009), kjer je navedeno, da mora izvajalec hraniti gradbeni dnevnik najmanj 10 let, če ni za posamezne vrste objektov s posebnimi predpisi določeno drugače.
Izven področja graditeljstva pa je shranjevanje in arhiviranje poslovne dokumentacije obvezno za vsakega davčnega zavezanca.
Vsebina shranjevanja dokumentacije je določena v Zakonu o računovodstvu, Zakonu o gospodarskih družbah, Zakonu o davčnem postopku in Zakonu o davku na dodano vrednost.
V Zakonu o davčnem postopku je določeno, da mora vsak davčni zavezanec shranjevati poslovno in računovodsko dokumentacijo 10 let po poteku leta, na katerega se nanaša.
Davčni zavezanec, ki preneha z delovanjem, mora sporočiti davčnemu organu, kdo hrani dokumentacijo; pri tem je treba opozoriti, da zakoni dovoljujejo tudi elektronsko arhiviranje, kot to ureja Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih.
133. člen Zakona o gospodarskih družbah določa, da se poslovne knjige in knjigovodske listine družbe, ki je prenehala, izročijo v hrambo enemu od družbenikov (ali edinemu družbeniku) ali tretji osebi.
Poleg zakonskih predpisov v zvezi s shranjevanjem dokumentacije je treba upoštevati tudi roke zastaranja; po določilih Obligacijskega zakonika znaša splošni zastaralni rok 5 let, terjatve iz gospodarskih pogodb zastarajo v 3 letih, terjatve na izstavitev listine za vpis v zemljiško knjigo zastarajo v 10 letih.
Pripravil: Vasja Kajfež, univ.dipl.pravnik
Nazaj